Gemeente Roosdaal

 

Zitting van 28 november 2019

 

Van 22 uur.

 

Aanwezig:

 

Wim Goossens, burgemeester

Dirk Evenepoel, voorzitter

Johan Van Lierde, Herman Claeys, Emmanuel de Béthune, An Van den Spiegel, Rudy Bracquez, schepenen

Linda Van den Eede, Johan Linthout, Kristof Cooreman, Linda Van Huylenbroeck, Koen Muyldermans, Wendy Godaert, Christiane Bert, Annick Borloo, Tom De Koster, Jean Timmermans, Jan Van Den Bosch, Peggy Bulterijs, Marc Devits, Eline De Vos, gemeenteraadsleden

Emma Van der Maelen, algemeen directeur

 

 

 

 

 

Overzicht punten

Zitting van 28 november 2019

 

Notulen van de openbare vergadering raad voor maatschappelijk welzijn 24 oktober 2019 - goedkeuring

 

Voorgeschiedenis / Feiten en context

•          het ontwerp van de notulen van 24 oktober 2019

 

BESLUIT:

Met éénparigheid van stemmen.
 

 

Enig artikel. - De notulen van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 worden goedgekeurd.

 

 

Publicatiedatum: 23/12/2019
Overzicht punten

Zitting van 28 november 2019

 

Zittingsverslag van de openbare vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 - goedkeuring

 

Voorgeschiedenis /feiten en context

•          het ontwerp van het zittingsverslag van 24 oktober 2019

 

BESLUIT:

14 stemmen ja: Wim Goossens (CD&V), Johan Van Lierde (CD&V), Herman Claeys (CD&V), Emmanuel de Béthune (CD&V), An Van den Spiegel (CD&V), Rudy Bracquez (CD&V), Johan Linthout (CD&V), Koen Muyldermans (CD&V), Christiane Bert (CD&V), Dirk Evenepoel (Roosdaal-Anders), Tom De Koster (CD&V), Jan Van Den Bosch (CD&V), Marc Devits (Groen) en Eline De Vos (Groen).
7 onthoudingen: Linda Van den Eede (N-VA), Kristof Cooreman (N-VA), Linda Van Huylenbroeck (N-VA), Wendy Godaert (N-VA), Annick Borloo (N-VA), Jean Timmermans (N-VA) en Peggy Bulterijs (N-VA).
 

Enig artikel. - Het zittingsverslag van de vergadering van de raad voor maatschappelijk welzijn van 24 oktober 2019 wordt goedgekeurd.

 

 

Publicatiedatum: 23/12/2019
Overzicht punten

Zitting van 28 november 2019

 

Reglement begrip dagelijks bestuur inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau en visum

 

Voorgeschiedenis / Feiten en context

•          het besluit van 16 december 2014 van de raad voor maatschappelijk welzijn met betrekking tot het begrip dagelijks bestuur inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau

•          het besluit van 16 december 2014 van de raad voor maatschappelijk welzijn inzake het visum van de financieel beheerder

 

Juridische gronden

•          het Decreet Lokaal Bestuur van 22 december 2017, inzonderheid artikel 41, 8° en artikel 266

•          de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten

•          het koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten in klassieke sectoren

 

Argumentatie / motivering

•          de definitie dagelijks bestuur, zoals opgenomen in het decreet lokaal bestuur, handelt over het vaststellen van de plaatsingsprocedure en het vaststellen van de voorwaarden van overheidsopdrachten

•          om een soepele en efficiënte werking te behouden dient de definitie dagelijks bestuur vernieuwd te worden. Gezien het Decreet Lokaal Bestuur de bevoegdheden van de gemeente-en OCMW-raad respectievelijk het college van burgemeester en schepenen en vast bureau op elkaar heeft afgestemd, is het met het oog op de duidelijkheid en integratie noodzakelijk om ook de definiëring van het begrip dagelijks bestuur op elkaar af te stemmen

•          artikel 92 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016 voorziet dat opdrachten waarvan de geraamde waarde lager is dan 30.000,00 euro tot stand kunnen komen via een aanvaarde factuur (bedrag onderhevig aan indexatie). Deze werkwijze is uiterst flexibel, daar tal van bijzondere vormvoorwaarden en procedures vermeden kunnen worden, evenwel zonder dat hiermee op enige wijze afbreuk kan worden gedaan aan de mededingingsbeginselen. Om optimaal gebruik te kunnen maken van het systeem van de aanvaarde factuur, dienen er in de interne werking van het bestuur een aantal aanpassingen doorgevoerd te worden

•          de raad voor maatschappelijk welzijn kan, binnen de perken die vastgelegd zijn door de Vlaamse regering en na advies van de financieel directeur, bepaalde categorieën van verrichtingen uitsluiten van visumverplichting

•          meerwerken bij overheidsopdrachten zijn ook onderworpen zijn aan een voorafgaand visum, voordat de bijkomende verbintenis kan worden aangegaan

•          voor financiële verbintenissen van onbepaalde duur wordt de kostprijs bepaald op basis van de kostprijs per maand, vermenigvuldigd met 48

•          de raad voor maatschappelijk welzijn bepaalt onder welke voorwaarden de financieel directeur de bovenvermelde controle uitoefent

•          in het verleden werd gerefereerd naar het drempelbedrag van het KB van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten van werken, leveringen en diensten – art. 122, 1° om de vrijstelling van visumverplichting vast te leggen op 5.500,00 (exclusief BTW)

•          eenzelfde verwijzing naar de vernieuwde wetgeving overheidsopdrachten zou nu met zich meebrengen dat de vrijstelling van visumverplichting vastgesteld zou worden op 30.000,00 euro (exclusief BTW) (artikel 92 van de wet inzake overheidsopdrachten van 17 juni 2016)

•          met het oog op een effectieve organisatiebeheersing, lijkt het geen goede beheersmaatregel om het bedrag van de vrijstelling van de visumverplichting mee te laten evolueren met het bedrag van de drempelwaarde voor de aanvaarde factuur, omdat deze drempel hoog kan beschouwd worden voor een bestuur van beperkte omvang

•          om een efficiënte en decentrale werking van de diensten inzake aankopen mogelijk te maken is het billijk om het grensbedrag te verhogen naar 8.500,00 euro (exclusief BTW), waarna de interne aankoopprocedures hierop kunnen afgestemd worden

•          op deze manier zullen de belangrijkste dossiers onderworpen worden aan een voorafgaand visum. elke verrichting die wordt vrijgesteld van de voorafgaandelijke visumverplichting kan steeds vrijwillig voor advies of visumverlening voorgelegd worden aan de financieel directeur

•          om de continuïteit in de werking van de diensten te verzekeren, is het wenselijk dat de financieel directeur bij zijn afwezigheid voor het verlenen van een visum een ander personeelslid mag aanstellen die de controleopdracht uitvoert onder zijn verantwoordelijkheid

 

Adviezen

•          het advies van de financieel directeur van 12 november 2019 inzake de regelingen rond het visum

 

BESLUIT:

Met éénparigheid van stemmen.
 

 

Artikel 1. - Het reglement houdende de vaststelling van wat onder het begrip dagelijks bestuur wordt verstaan inzake de bevoegdheidsverdeling tussen de raad voor maatschappelijk welzijn en het vast bureau wordt vastgesteld als volgt:

 

DEEL 1 - Algemene omschrijving van het begrip dagelijks bestuur

 

§1. Alle beheersdaden zonder financiële impact die niet expliciet tot de bevoegdheid van de raad voor maatschappelijk welzijn behoren, behoren tot het dagelijks bestuur.

§2. Alle beheersdaden die betrekking hebben op het aangaan van verbintenissen met financiële impact op het exploitatiebudget en die niet onder toepassing van de overheidsopdrachten-wetgeving vallen, behoren tot het dagelijks bestuur.

Dit omvat ook de bevoegdheid om leningen aan te gaan met het oog op de financiering van de uitgaven die voorzien zijn in het meerjarenplan.

 

DEEL 2 - Omschrijving van het begrip dagelijks bestuur in het kader van overheidsopdrachten.

 

§1. de uitgaven van het exploitatiebudget behoren tot het dagelijks bestuur. Het vast bureau kan voor deze uitgaven derhalve de wijze van gunnen en de voorwaarden bepalen voor deze opdrachten voor levering van goederen, werken en diensten

 

§2. de uitgaven van het investeringsbudget waarbij het totale bedrag van de raming van de opdracht niet hoger is dan 50.000,00 euro (exclusief BTW). Het vast bureau kan voor deze uitgaven derhalve de wijze van gunnen en de voorwaarden bepalen voor deze opdrachten voor levering van goederen, werken en diensten

 

Artikel 2. - Het reglement betreffende het voorafgaand visum van de financieel directeur wordt vastgesteld als volgt:

 

§1. Voorafgaand aan het nemen van beslissingen met budgettaire en financiële impact staat de financieel directeur in voor de krediet- en wetmatigheidscontrole. De voorgenomen financiële verbintenissen die resulteren in een uitgaande nettokasstroom zijn onderworpen aan een voorafgaand visum, voordat enige verbintenis kan worden aangegaan.

 

§2. Bij elke visumaanvraag wordt aan de financieel directeur een dossier ter beschikking gesteld dat alle documenten en stukken bevat die nuttig en nodig zijn voor het verlenen van een visum. indien de financieel directeur oordeelt dat het dossier onvolledig is, deelt hij dit mee aan de betrokken dienst.

 

§3. Het visum kan gunstig of ongunstig zijn. In geval het visum ongunstig is of er voorwaarden aan gekoppeld worden, wordt dit door de financieel directeur gemotiveerd.

 

§4. Het visum van de financieel directeur dient te worden opgenomen in de notulen van de beslissing en wordt door de aanvragende dienst aan het dossier voor het vast bureau of voor de raad voor maatschappelijk welzijn toegevoegd.

 

§5. De financieel directeur verleent zijn visum en uitspraak binnen een termijn van vijf werkdagen na ontvangst van het volledige dossier betreffende de aanvraag. Deze termijn is maximum éénmaal verlengbaar. Het verstrijken van deze termijn heeft tot gevolg dat het voorafgaand visum wordt geacht ongunstig te zijn tot op het moment dat er door de financieel directeur alsnog een voorafgaand visum wordt gegeven.

 

§6. Er is geen visum nodig voor:

•          voorgenomen financiële verbintenissen waarvan het bedrag niet hoger is dan 8.500,00 euro (exclusief 21% BTW)

•          nominatief in het budget opgenomen subsidies

•          aanstellingen waarvan de duur niet meer bedraagt dan één jaar, waarbij:

◦          contracten van onbepaalde duur worden gelijkgesteld met aanstellingen van meer dan één jaar

◦          bij opeenvolgende contracten voor dezelfde functie de totale duur in aanmerking wordt genomen.

 

§7. Bij afwezigheid kan de financieel directeur voor het verlenen van een visum een ander personeelslid aanstellen onder zijn verantwoordelijkheid.

 

Artikel 3. - De besluiten van de raad voor maatschappelijk welzijn van 16 december 2014 inzake het begrip dagelijks bestuur en inzake het visum van de financieel beheerder worden opgeheven.

 

 

Publicatiedatum: 23/12/2019